Otrzymałeś prośbę od kontrahenta z USA aby przesłać formularz W-8BEN i nie wiesz w jakim celu oraz jak go wypełnić? Twoje wątpliwości są całkowicie zrozumiałe. Nasi klienci – zleceniobiorcy amerykańskich firm, ale również inwestorzy, którym wypłacana jest dywidenda spółek z USA, często zwracają się z prośbą o wsparcie przy wypełnianiu formularza W-8BEN. Poprzez krótkie Q&A chcieliśmy omówić najczęstsze wątpliwości pojawiające się w tym temacie.
Na wstępie uspakajamy jednak: złożenie deklaracji W-8BEN co do zasady pozytywnie wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego osoby składającej.
Poniżej przedstawiamy zestaw najczęściej zadawanych nam pytań odnośnie formularza W-8BEN wraz z odpowiedzią.
Czym jest formularz W-8BEN
Pytanie: Po co wypełnia się formularz W-8BEN?
Odpowiedź: Formularz wypełnia się, by z tytułu danego zlecenia podatek zapłacić tylko w Polsce lub by obniżyć stawkę podatku pobranego w USA.
Najprościej rzecz ujmując, poprzez złożenie formularza W-8BEN informujesz amerykańskie organy skarbowe na temat swojej rezydencji podatkowej. Zasadniczo osoby mające miejsce zamieszkania (zgodnie z definicją z art. 3 ust. 1a Ustawy PIT) na terenie Polski, będą też polskimi rezydentami podatkowymi (art. 3 ust. 1 Ustawy PIT). Złożenie tego formularza w przypadku wykonywania zleceń na rzecz podmiotów z USA jest wielce istotne, bo dzięki niemu skorzystać możesz z postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, a tym samym uniknąć sytuacji, w której z tego samego tytułu (np. wynagrodzenie za zlecenie wykonane dla amerykańskiego kontrahenta) podatki pobrane były zarówno w Polsce, jak i w USA.
Polska zawarła z USA umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) i to właśnie na postanowienia tej umowy należy powołać się w formularzu W-8BEN, by uniknąć poboru podatku w USA lub by obniżyć stawkę pobranego tam podatku. Zależne to jest od mającej zastosowanie kategorii źródeł przychodów wskazanych w UPO. Pomiędzy Polską a USA obowiązuje UPO z 1974 roku. Nowa umowa z 2013 roku nie została do tej pory ratyfikowana przez stronę amerykańską. Niemniej należy to śledzić uważnie 😊
Dla amerykańskiego przedsiębiorcy, dla którego polski rezydent podatkowy wykonał zlecenie, wypełniony formularz W-8BEN jest konieczny do wypełnienia formalności związanych z rozliczeniem podatkowym z organami podatkowymi USA.
Pytanie: Kto wypełnia formularz W-8BEN?
Odpowiedź: Formularz W-8BEN składają osoby fizyczne. Natomiast formularz W-8BENE składają spółki prawa handlowego.
Zgodnie z instrukcjami amerykańskiego IRS, formularz W-8 BEN jest przeznaczony dla osób fizycznych, a więc teoretycznie powinny go złożyć m.in. osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Druk W-8 BEN-E natomiast wypełniają przedsiębiorstwa (np. spółki z o.o., w tym jednoosobowe spółki z o.o.).
Pytanie: Gdzie znajdę formularz W-8BEN?
Odpowiedź: Formularz W-8BEN dostępny jest na stronie amerykańskiego IRS: https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-w-8-ben.
Radzimy, by w przypadku przesłania przez amerykańskiego kontrahenta formularza w wiadomości e-mail i tak upewnić się, czy otrzymaliśmy od niego wersję aktualną. Wersja pobrana ze strony IRS będzie wersją aktualną.
Pytanie: Co się stanie, jeśli nie złożę formularza W-8BEN?
Odpowiedź: Możesz zapłacić nawet 30% podatek dochodowy w USA.
Brak złożenia formularza skutkować będzie tym, że amerykański kontrahent pobierze podatek dochodowy zgodnie ze stawkami obowiązującymi w USA. W takiej sytuacji polski rezydent może ubiegać się o zwrot wyłącznie części z pobranego w USA podatku.
W jaki sposób go wypełnić?
Pytanie: W jaki sposób wypełnić formularz W-8BEN?
Odpowiedź: W formularzu podajemy swoje dane osobowe (Part I) oraz składamy oświadczenia (Part III), jednak najważniejsza jest część dotycząca wskazania właściwego postanowienia UPO (Part II – Claim of Tax Treaty Benefits ). Formularz wypełniamy po angielsku.
W części II formularza W8-BEN wskazujemy swoją rezydencję podatkową (9) oraz wskazujemy stosowny artykuł z UPO pomiędzy Polską a USA, na który chcemy się powołać (10).
W przypadku usług programistycznych, najczęściej powoływanymi postanowieniami UPO pomiędzy Polską a USA mogą to być m.in.:
- Art. 8 – zyski z działalności gospodarczej (ang. Business profits),
- Art. 13 – należności licencyjne,
- Art. 15 – dochody z wykonywania wolnego zawodu lub innej samodzielnej działalności (Wolne zawody) oraz
- Art. 16 – płace, wynagrodzenia i inne świadczenia o podobnym charakterze z tytułu zatrudnienia (Praca najemna).
(*) chyba, że mamy do czynienia z zagranicznym zakładem podatkowym w USA, ale to już osobny temat.
Natomiast w przypadku dywidend wypłacanych przez spółki amerykańskie, podstawą obniżenia podatku z 30% do 15% jest art. 14 UPO (Zyski kapitałowe).
Pytanie: Czy formularz W-8BEN ma termin ważności?
Odpowiedź: Tak, w teorii jest on ważny przez 3 lata kalendarzowe, licząc od roku, w którym został on wypełniony.
Niemniej jednak mogą okazać się konieczne jego aktualizacje, zmiany, a w przypadku świadczenia innego rodzaju usług nawet konieczność złożenia nowego formularza.
Pytanie: Czy do wypełnienia formularza W-8BEN potrzebuje pomocy doradcy podatkowego?
Odpowiedź: Nie jest wymogiem formalnym, by formularz ten wypełniony został przez doradcę podatkowego. Instrukcje co do sposobu wypełnienia formularza znajdziesz na stronie internetowej IRS (https://www.irs.gov/instructions/iw8ben).
Jednak ze względu na to, że poprawne wskazanie w części II formularza odpowiedniego postanowienia UPO ma wpływ na wysokość zapłaconych podatków, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości warto rozważyć konsultację z specjalistą w zakresie podatków międzynarodowych. Wspieramy przedsiębiorców w wypełnianiu formularzy W-8BEN przede wszystkim poprzez analizę postanowień zawartej przez nich umowy i pomoc w dopasowaniu źródeł przychodu do postanowień UPO. Zachęcamy do kontaktu.
Formularz W-8BEN jak możemy pomóc?
Jeżeli zastanawiasz się w jaki sposób poprawnie wypełnić formularz W-8BEN albo co ważniejsze czy masz prawo do zwolnienia z podatku u źródła, zapraszamy do kontaktu z nami poprzez: www.outsourced.pl .
