Ryczałt checklista – jak się przygotować na wybór stawki?

Ryczałt kusi prostotą i niskimi stawkami podatku, ale błąd przy wyborze stawki może oznaczać dopłatę podatku po kilku latach. Nasz artykuł pt. „ryczałt checklista” ma za zadanie uświadomić Państwu, co warto przygotować przed wyborem pola „ryczałt” w CEIDG. Jakie dane zebrać, co przeanalizować, o co zapytać doradcy podatkowego i gdzie leżą ryzyka.

Ryczałt checklista – po co to wszystko?

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to z pozoru prosta forma opodatkowania: kilka stawek (od 2% do 17%), brak kosztów, uproszczona ewidencja. W praktyce coraz częściej jest przedmiotem kontroli – szczególnie w branżach kreatywnych i IT, gdzie fiskus szeroko interpretuje pojęcie „usług związanych z oprogramowaniem” oraz usług doradczych.

Dla przykładu w wyroku z 23 sierpnia 2024 r. (II FSK 622/24) NSA potwierdził, szeroką definicję „czynności związanych z oprogramowaniem” tym samym mówiąc, iż sporo usług świadczonych w IT powinno być uznane za „związane z oprogramowaniem”, a więc opodatkowane stawką 12%, nawet jeśli podatnik sam nie programuje. Tego typu rozstrzygnięcia powodują, że bezpieczny wybór stawki ryczałtu wymaga dziś znacznie więcej niż „intuicji” czy wybrania pierwszego lepszego kodu PKD.

Dlatego przygotowaliśmypraktyczną „ryczałt checklista” – listę informacji i dokumentów, które warto mieć pod ręką, zanim zaczniemy analizę stawki.

Więcej o zaletach i wadach ryczałtu pisaliśmy we wpisie:

Czy opodatkowanie ryczałtem jest opłacalne?

Ryczałt checklista

Krok 1. Sprawdź, czy w ogóle możesz być na ryczałcie

Zanim przejdziemy do stawek, trzeba odpowiedzieć na podstawowe pytanie: czy w ogóle masz prawo do ryczałtu.

Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym przewiduje m.in.:

• limit przychodów – co do zasady 2 000 000 euro przychodów z działalności w poprzednim roku (art. 6 ust. 4),
• katalog wyłączeń – np. handel częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych(art. 8 ustawy),
• szczególne zasady dla osób współpracujących z byłym lub obecnym pracodawcą.

Do przygotowania na tym etapie:

• informacja o wysokości przychodów z działalności gospodarczej w poprzednim roku (oraz przewidywanych przychodach w roku bieżącym),
• informacja, czy świadczysz usługi lub sprzedajesz towary na rzecz obecnego lub byłego pracodawcy – jeżeli tak, w jakim zakresie,
• opis prowadzonej działalności.

Jeżeli współpracujesz B2B ze swoim (byłym) pracodawcą, warto zajrzeć także do naszego wpisu:

Współpraca b2b z pracodawcą (byłym) a ZUS

Krok 2. Opis usług oraz dokumenty

Stawka ryczałtu zależy od faktycznie wykonywanych czynności, a nie od nazwy stanowiska. Ten wątek wielokrotnie podkreślaliśmy przy okazji analiz dla branży IT (np. product ownerów, UX/UI czy przetwarzania danych).

Dla naszego wpisu „ryczałt checklista” najważniejszy jest rzetelny opis tego, co realnie robisz. To on jest punktem wyjścia zarówno do dobrania PKWiU, jak i stawki z art. 12 ustawy.

Najważniejsze pytania, na które prosimy klientów o odpowiedź (własnymi słowami):

• Jakie dokładnie usługi świadczysz lub będziesz świadczyć? Jaki jest cel tych usług i jakie czynności wykonujesz w praktyce?
• Czy pracujesz dla jednego głównego klienta (np. spółki z o.o.) czy dla kilku odbiorców?
• Czy masz projekt umowy B2B (albo już zawartą umowę)? Jak w umowie opisane są obowiązki, zadania, odpowiedzialność?
• Czy przygotowujesz raporty, protokoły, dokumentację, sprinty, ticket’y, test-casy, harmonogramy, czy rozliczenie jest raczej godzinowe/ryczałtowe bez formalnych raportów?

Do przygotowania na tym etapie:

• krótki opis usług (2–3 akapity własnymi słowami),
• aktualna lub planowana umowa B2B,
• przykładowe raporty, ticket’y, dokumentacja projektowa lub inne materiały pokazujące, co faktycznie robisz.

Na przykładach z branży IT tę problematykę pokazujemy m.in. we wpisach:

Menedżerowie w IT – ryczałt 8,5%,12% czy 15%?

Czy tu:

Product owner stawka ryczałtu

Krok 3. PKD, PKWiU i ustawa – jak dojść do stawki ryczałtu

Opis usług przekładamy następnie na język klasyfikacji statystycznych i przepisów.

1. PKD – pokazuje ogólny profil działalności (przydatne, ale raczej nie rozstrzygające o stawce).
2. PKWiU – to klucz do stawek ryczałtu. Ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym odwołuje się w art. 12 ust. 1 do konkretnych grupowań PKWiU (np. 62.01.1 – usługi związane z oprogramowaniem, 63.11.1 – przetwarzanie danych, 74.1 – specjalistyczne projektowanie).
3. Art. 12 ustawy – przypisuje stawki 8,5%, 12%, 14%, 15% (i inne) poszczególnym rodzajom usług, często bardzo ogólnie opisanym.

Problem polega na tym, że granice między tymi grupowaniami bywają nieostre, a organy podatkowe – w tym KIS – konsekwentnie rozszerzają zakresy wyższych stawek. Wspomniany wyżej wyrok NSA z 23.08.2024 r. (II FSK 622/24) pokazał, że szerokie rozumienie usług „związanych z oprogramowaniem” może obejmować także analizy, utrzymanie i rozwój systemów, a nie tylko samo programowanie.

Do tego dochodzi jeszcze zmiana i projektowana zmiana klasyfikacji PKWiU:

Nowe PKWiU ryczałt – czy zmieni stawkę podatku?

Do przygotowania na tym etapie:

• lista aktualnych kodów PKD wpisanych w CEIDG,
• jeżeli posiadasz – dotychczasowe opinie GUS co do PKWiU i interpretacje KIS,
• informacja, czy planujesz zmianę profilu usług.

Temat „jaka stawka ryczałtu?” i trudności, które mnoży KIS, opisywaliśmy szerzej we wpisie:

https://outsourced.pl/2024/05/17/jaka-stawka-ryczaltu-kis-mnozy-trudnosci/

Krok 4. Twoja sytuacja życiowa i inne dochody – czy ryczałt się naprawdę opłaca?

Ryczałt to nie tylko stawka z art. 12, ale cały obraz Twojej sytuacji podatkowej. W praktyce często okazuje się, że przykładowo:

• przy wysokich kosztach działalności bardziej opłacalny jest podatek liniowy,
• przy planowanym wspólnym rozliczeniu z małżonkiem lub korzystaniu z ulg rodzinnych ryczałt może być niekorzystny,

Dlatego w naszej „ryczałt checklista” uwzględniam także pytania o:

• inne źródła dochodu (etat, zlecenie, najem prywatny, dochody zagraniczne),
• sytuację rodzinną (małżonek/małżonka, dzieci, plan korzystania z ulg PIT),
• planowane inwestycje (np. zakup mieszkania, kredyt, planowane ulgi).

Więcej o wpływie wyboru formy opodatkowania na ulgi i rozliczenie roczne pokazujemy w materiałach dotyczących ulg podatkowych oraz rozliczeń rocznych na blogu Outsourced.pl:

Forma opodatkowania – decyzja na cały rok!

Ryczałt checklista – w czym możemy pomóc?

Na podstawie powyższej checklisty będziesz mógł samodzielnie lub z naszą pomocą dobrać odpowiednią i bezpieczną stawkę ryczałtu. Jeśli działamy wspólnie, to dobrze przygotowana „ryczałt checklista” oszczędza czas obu stron. Ty masz poczucie, że niczego istotnego nie pominąłeś, a doradca może skupić się na analizie przepisów, interpretacji i wyroków, zamiast dopowiadać podstawowe informacje.

Jeżeli stoisz przed wyborem formy opodatkowania, myślisz o przejściu na ryczałt albo masz wątpliwości, czy stosowana obecnie stawka jest prawidłowa, napisz do nas. Na podstawie tej checklisty przygotujemy dla Ciebie konkretny plan działania – krok po kroku.