Czy sam fakt, że projekt jest innowacyjny lub zaawansowany technologicznie, wystarczy, aby skorzystać z ulgi B+R? Nie. Podatnik musi wykazać, że prowadzone prace rzeczywiście spełniały ustawowe przesłanki działalności badawczo-rozwojowej. Dlatego dokumentacja ulgi B+R ma tak duże znaczenie.
W serwisie Prawo.pl ukazał się artykuł „Korzystanie z ulgi B+R wymaga silnych argumentów”, przygotowany przez Monikę Fedorczyk z kancelarii Outsourced.pl.
Autorka analizuje aktualne podejście organów podatkowych i sądów administracyjnych do ulgi badawczo-rozwojowej. Zwraca uwagę, że sama nazwa projektu, jego wysoki poziom techniczny lub stworzenie rozwiązania na indywidualne zamówienie klienta nie przesądzają jeszcze o prawie do preferencji.
Dokumentacja ulgi B+R musi opisywać rzeczywiste prace
Podatnik powinien potrafić wskazać, jaki problem badawczy lub technologiczny rozwiązywał, jakie trudności i niepewności pojawiły się w trakcie projektu oraz do jakiego zwiększenia zasobów wiedzy albo stworzenia nowych zastosowań doprowadziły wykonane prace.
Jak podkreśla Monika Fedorczyk:
„Przed skorzystaniem z ulgi podatnik powinien przygotować dokumentację projektową, opisać problem badawczo-technologiczny, wskazać niepewności…”
Nie wystarczy zatem ogólne przedstawienie projektu jako innowacyjnego ani powtórzenie definicji działalności badawczo-rozwojowej. Dokumentacja ulgi B+R powinna odnosić ustawowe przesłanki do konkretnych czynności, problemów oraz rezultatów osiągniętych w ramach danego projektu.
Dokumentacja ulgi B+R a zwykłe usprawnienia
Jednym z najważniejszych wyzwań jest prawidłowe oddzielenie działalności badawczo-rozwojowej od bieżącego projektowania, optymalizacji, wdrażania lub rozwijania produktów i procesów. Nie każde ulepszenie będzie bowiem automatycznie stanowiło działalność B+R.
Autorka wskazuje, że:
„Organy odróżniają rutynowe usprawnienia, standardową optymalizację, działania wdrożeniowe od rzeczywistych prac…”
Kluczowe znaczenie ma więc nie tylko końcowy rezultat projektu, ale również sposób jego realizacji. Podatnik powinien wykazać twórczy i systematyczny charakter prac oraz przedstawić argumenty potwierdzające, że nie były one jedynie standardowym dostosowaniem istniejących rozwiązań.
Dlaczego dokumentacja ulgi B+R ma praktyczne znaczenie?
W razie kontroli to podatnik musi przekonująco uzasadnić, dlaczego określone projekty oraz związane z nimi wydatki zostały objęte ulgą. Dokumentacja ulgi B+R powinna pozwalać odtworzyć przebieg prac, zidentyfikować zaangażowane osoby, ustalić osiągnięte rezultaty oraz prawidłowo przyporządkować koszty kwalifikowane.
Dlatego warto przygotowywać ją na bieżąco, a nie dopiero po zakończeniu projektu lub po otrzymaniu pytań od organu podatkowego.
W czym możemy pomóc?
W Outsourced.pl pomagamy przedsiębiorcom ocenić, czy realizowane projekty spełniają warunki działalności badawczo-rozwojowej. Wspieramy również w identyfikacji kosztów kwalifikowanych, przygotowaniu dokumentacji ulgi B+R, uporządkowaniu ewidencji oraz ocenie ryzyk związanych z zastosowaniem preferencji.
